استفاده از اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها، روزبه‌روز در حال افزایش و گسترش است و تنها با جستجوی اتوماسیون اداری، شاهد شرکت‌های ارائه‌دهنده مختلفی هستیم، که هر کدام سعی دارند سهم بیشتری از بازار اتوماسیون اداری را کسب نمایند و در این راستا، قابلیت‌ها و امکانات مختلفی را در نرم افزار اتوماسیون اداری خود تعبیه نموده‌اند؛ اما چطور از بین این سامانه‌های متنوع، بهترین اتوماسیون اداری را انتخاب کنیم؟ بهترین اتوماسیون اداری چه ویژگی‌هایی دارد؟

اتوماسیون اداری چیست؟

قبل از بررسی ویژگی‌های بهترین اتوماسیون اداری، ابتدا بهتر است که مفهوم اتوماسیون اداری را باهم مرور کنیم.

اتوماسیون اداری به معنای استفاده از فناوری و سیستم‌های خودکار برای انجام فرآیندها، وظایف و وظایف مرتبط با مدیریت و اداره یک سازمان است. در واقع، اتوماسیون اداری به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای مختلف را از طریق استفاده از نرم‌افزارها، ربات‌ها و سیستم‌های خودکار ساده‌تر، کارآمدتر و دقیقتر انجام دهند. این فرآیندها می‌تواند شامل مدیریت اسناد، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، ارتباطات داخلی و خارجی، پردازش داده‌ها و گزارش‌دهی و سایر وظایف مرتبط با مدیریت و اداره سازمان باشد. اتوماسیون اداری منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش خطاها و هزینه‌ها، بهبود کیفیت خدمات و افزایش سرعت و دقت انجام فعالیت‌های اداری می‌شود. برای مطالعه بیشتر مقاله اتوماسیون اداری چیست؟ تعریف،مفهوم و کاربرد اتوماسیون اداری را بخوانید.

بهترین اتوماسیون اداری چه ویژگی ها و قابلیت هایی دارد؟

سامانه اتوماسیون اداری در سطوح مختلف سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد و باید انواع مختلفی از فرایندها و فعالیت‌های سازمانی و اداری را پشتیبانی کند و امکان الکترونیکی کردن، تسهیل و خودکارسازی آن‌ها را داشته باشد. در همین راستا، بهترین اتوماسیون اداری برای پوشش کامل وظایف و فعالیت‌های اداری و سازمانی، باید ویژگی‌ها و قابلیت‌های زیر را داشته باشد:

1. سیستم مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی
2. سیستم مدیریت اسناد
3. سیستم مدیریت فرایندها (BPMS)
4. سیستم مدیریت پروژه و کارها
5. اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
6. پروتکل‌های امنیتی قدرتمند
7. چابکی و انعطاف‌پذیری بالا

1- سیستم مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی

سیستم مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی (Internal and External Communications Management System) در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، به سازمان کمک می‌کند تا فرآیندهای ارتباطی خود را بهبود دهد و ارتباطات داخلی و خارجی را به صورت مؤثر و کارآمد مدیریت کند. مهم‌ترین مزیت‌های سیستم مدیریت ارتباطات در اتوماسیون اداری حذف کاغذ و الکترونیکی کردن مکاتبات، افزایش سرعت و دقت مکاتبات، پیگیری موثر مکاتبات در سازمان و همچنین مدیریت متمرکز و یکپارچه نامه‌ها و مکاتبات در سازمان است. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت ارتباطات و مکاتبات در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
• دبیرخانه الکترونیکی
• پیام رسان داخلی
• مدیریت ایمیل، فکس و ECE
• بایگانی شخصی و سازمانی مکاتبات
• پیگیری مکاتبات در سازمان
• و...

2- سیستم مدیریت اسناد

سیستم مدیریت اسناد (Document Management System) در یک نرم‌افزار اتوماسیون اداری، برای مدیریت و سازماندهی اسناد و اطلاعات مرتبط با سازمان استفاده می‌شود. با استفاده از سیستم مدیریت مستندات، سازمان‌ها و کسب و کارها به جای بایگانی فیزیکی مستندات خود و اشغال فضا در سازمان، می‌توانند به راحتی بدون نیاز به کاغذ و فضای فیزیکی برای ذخیره‌سازی و نگه‌داری اسناد، انواع مختلفی از مستندات را به صورت الکترونیکی ثبت، دسته‌بندی، نگهداری، بازیابی و اصلاح نمایند و در صورت نیاز، به اشتراک بگذارند. برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت اسناد در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• ذخیره، دسته‌بندی و بازیابی اسناد
• کارگروهی بر روی اسناد
• مدیریت نسخه‌های اسناد
• کنترل دسترسی کاربران به مستندات
• اشتراک‌گذاری آسان مستندات
• حفظ امنیت اسناد در برابر حملات سایبری و تخریب و از بین رفتن
• و...

3- سیستم مدیریت فرایندها (BPMS)

سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (Business Process Management System یا BPMS) یک عنصر کلیدی در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری است که به کسب و کارها کمک می‌کند فرایندهای مختلف خود را طراحی، مدلسازی، مدیریت و بهینه‌سازی کنند. نرم افزار BPMS به سازمان‌ها و کسب و کارها این امکان را می‌دهد که با کمترین میزان دانش برنامه‌نویسی، با استفاده از المان‌ها و نمادهای موجود در استاندارد طراحی BPMN 2.0، فرایندهای ساده و پیجیده را مدل‌سازی و خودکارسازی نمایند.

این سیستم‌ها به شرکت‌ها امکان می‌دهند فرایندهای کاری خود را به صورت سازمان‌یافته و قابل اطمینان مدیریت کنند و بهبودهای مستمر در عملکرد و کارایی را ایجاد کنند. برخی از قابلیت‌ها و ویژگی‌های زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS در اتوماسیون اداری عبارت‌اند از:

• طراحی و مدلسازی فرایندها بدون دانش برنامه‌نویسی
• پیاده‌سازی و خودکارسازی فرایندها در اتوماسیون اداری
• ارزیابی و مانیتورینگ فرایندها
• اصلاح و بهینه‌سازی فرایندها
• اتصال به سیستم‌ها و سامانه‌های دیگر
• گزارش‌گیری و آماردهی از عملکرد فرایندها
• و...

4- سیستم مدیریت پروژه و کارها

سیستم مدیریت پروژه و کارها در نرم افزار اتوماسیون اداری یکی دیگر از زیرسیستم‌هایی است که در بهترین اتوماسیون اداری باید موجود باشد. این ابزار به تیم‌ها و سازمان‌ها کمک می‌کند پروژه‌ها و کارها را بهبود دهند، برنامه‌ریزی کنند و آن‌ها را در محیطی یکپارچه و متمرکز با اتوماسیون اداری مدیریت نمایند.

زیرسیستم مدیریت پروژه‌ها و کارها شامل مجموعه‌ای از ابزارها، قابلیت‌ها و روش‌های است، که فرایندهای مختلف مدیریت پروژه – مانند تعریف پروژه، تشکیل تیم و دعوت از اعضای تیم، تعیین کارها و وظایف، پیگیری و نظارت بر اعضای تیم و... – را تسهیل می‌کند. در زیر به برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های زیرسیستم مدیریت پروژه و کارها در اتوماسیون اداری اشاره می‌کنیم:

• تعریف فضاهای کاری مختلف
• تعریف پروژه‌های مختلف در هر فضای کاری
• مدیریت اعضای تیم در هر پروژه و فضای کاری
• تعریف کارها در قالب کارت
• انتساب کارت‌ها به افراد
• تعیین زمان برای انجام کارها

5- اتصال به سایر سامانه های سازمان

یک نرم افزار اتوماسیون اداری برای تبدیل شدن به بهترین اتوماسیون اداری، باید با افزایش یکپارچگی نرم افزاری، سرعت فرایندها و کارها را در سازمان افزایش دهد و گردش اطلاعات در سازمان را بهبود ببخشد؛ در همین راستا، بهترین اتوماسیون اداری باید قابلیت اتصال به سایر سامانه‌های سازمان و دریافت و ارسال اطلاعات به آن‌ها و به گردش انداختن داده‌ها و اطلاعات در سازمان را داشته باشد.

6- پروتکل های امنیتی قدرتمند

پروتکل‌های امنیتی قدرتمند در نرم افزار اتوماسیون اداری ابزارها و مکانیزم‌هایی هستند که برای حفاظت از امنیت اطلاعات و داده‌ها در سیستم استفاده می‌شوند. این پروتکل‌ها از طریق رمزنگاری، امضاء دیجیتال، مجوزها و سایر فناوری‌ها، امنیت سامانه اتوماسیون اداری و اطلاعات و داده‌های موجود در آن را ارتقا می‌دهند. در زیر به برخی از پروتکل‌های امنیتی قدرتمند که معمولا در نرم افزارهای اتوماسیون اداری مورد استفاده قرار می‌گیرند، اشاره می‌کنیم:

• پروتکل‌های امنیتی بین کلاینت و سرور
• پروتکل‌های امنیتی انتقال و اشتراک‌گذاری فایل
• سیستم‌های احراز هویت
• رمزگذاری اطلاعات و داده‌ها در سیستم
• لایه‌های امنیتی برای جلوگیری از ورود و دسترسی غیرمجاز به سیستم اتوماسیون
• و...

7- چابکی و انعطاف پذیری بالا

بهترین اتوماسیون اداری باید قابلیت چابکی و انعطاف‌پذیری بالایی داشته باشد. این به معنای قابلیت سازگاری با تغییرات در نیازها و فرآیندها، افزودن و حذف قابلیت‌ها و تنظیمات است؛ به بیان دیگر، سازمان‌ها و کسب و کارها باید بتوانند متناسب با نیازهای خود، تنظیمات و فرایندهای موجود در اتوماسیون اداری را به سادگی و در کمترین زمان ممکن، در تمامی سطوح سازمان اعمال نمایند.

 کلام آخر

برای بهترین اتوماسیون اداری وجود ویژگی‌های کلیدی بسیار مهم است؛ بهترین اتوماسیون اداری باید دارای ویژگی‌هایی مانند سهولت استفاده، انعطاف‌پذیری، قابلیت گسترش، امنیت بالا و اتصال به سیستم‌های خارجی باشد و محیطی یکپارچه و امن را برای انجام وظایف توسط کاربران و اجرا و تسهیل فرایندها فراهم کند.