مدیریت درست و متمرکز پروژه‌ها و تیم‌ها یکی از دغدغه‌های اصلی مدیران و تیم‌های حرفه‌ای می‌باشد؛ راه‌ها و ابزارهای مختلفی برای مدیریت پروژه ها و کارها وجود دارند، اما با توجه به پیشرفت‌های نرم‌افزاری و توسعه آن‌ها، ابزارهای جدیدی برای مدیریت کارها و تیم‌ها به وجود آمده‌اند. نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری حرفه‌ای و تخصصی برای مدیریت پروژه‌ها، تیم‌ها و کارها و همچنین تقویت ارتباطات بین اعضای تیم می‌باشد. با ما همراه باشید تا بیشتر با نرم افزار مدیریت پروژه آشنا شویم.

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم افزارهای مدیریت پروژه با هدف مدیریت و نظارت بر کارها و پروژه‌ها و همچنین پیگیری روند رسیدگی به آن‌ها، طراحی شده و توسعه یافته‌اند. نرم افزار مدیریت پروژه انواع مختلفی دارد، که هر کدام از آن‌ها علاوه بر روش مدیریتی متفاوت، از قابلیت‌ها و امکانات گوناگونی نیز برخوردار هستند؛ اما به طور کلی، برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌ها بین تمامی نرم افزارهای مدیریت پروژه خوب و حرفه‌ای، مشترک هستند.

نرم افزار مدیریت پروژه خوب چه ویژگی‌ها و قابلیت‌هایی دارد؟

 افرادی که در پروژه‌های مختلف حضور دارند و یا تیم‌های مختلفی را هدایت می‌کنند، باید توجه ویژه‌ای به مدیریت کارهای خود داشته باشند؛ در همین راستا انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه، امری مهم محسوب می‌گردد. برای انتخاب گزینه مناسب، باید اطلاعات و شناخت کافی از نرم افزارهای مدیریت پروژه در اختیار داشته باشید؛ برای آشنایی بیشتر با این نرم افزار، بهتر است برخی از ویژگی‌ها و قابلیت‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه را باهم بررسی می‌کنیم؛ این ویژگی‌ها و قابلیت‌ها عبارت‌اند از:

• تعریف فضاهای کاری مجزا
• تعریف پروژه‌های مختلف
• تخصیص وظایف و مدیریت کارها
• تعیین زمان‌بندی برای انجام کارها
• پیگیری و نظارت بر روند کارها
• برقراری ارتباط بین اعضای تیم
• اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف
• تحلیل اطلاعات و تهیه انواع گزارش

تعریف فضاهای کاری مجزا

نظم و شفافیت در کارها یکی از مهم‌ترین عوامل مدیریت موفق پروژه‌ها و کارها می‌باشد؛ به کمک این قابلیت می‌توانید برای پروژه‌ها و کارفرماهای متفاوت، فضاهای کاری مختلفی را تعریف نمایید و افراد و کارهای دخیل در آن را مدیریت کنید.

تعریف پروژه‌های مختلف

بسیاری از افراد، پروژه‌ها و کارهای مختلفی را برای سازمان یا کارفرمای خود انجام می‌دهند و برای مدیریت درست پروژه‌های مختلف، باید قادر به تعریف جداگانه هر کدام از آن‌ها باشند؛ با تعریف پروژه‌های مختلف، فرآیند مدیریت و نظارت بر روند رسیدگی به آن‌ها، بسیار آسان‌تر و سریع‌تر خواهد بود.

تخصیص وظایف و مدیریت کارها

یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب، امکان تخصیص دقیق و شفاف وظایف و کارها به اعضای تیم یا اعضای دخیل در پروژه‌ را برای شما فراهم خواهد کرد. به کمک این قابلیت، می‌توانید هر کدام از وظایف را به فرد یا افراد مد نظر خود تخصیص دهید.

تعیین زمان‌بندی برای انجام کارها

برخی از کارها و وظایف باید حتما در زمان و تاریخ مشخصی به اتمام برسند و برای مدیریت این دسته از وظایف و کارها، باید زمان‌بندی خاصی را برای آن‌ کارها و وظایف مشخص نمایید، تا هم شما و هم عضو مسئول، دید کامل و بهتری از کارها و وظایف خود به دست بیاورید و در زمان مناسبی به آن‌ها رسیدگی کنید.

پیگیری و نظارت بر روند کارها

امکان پیگیری کارها و نظارت بر روند پیشرفت آن‌ها، یکی دیگر از قابلیت‌هایی مهمی است که یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب باید داشته باشد؛ با این قابلیت می‌توانید در یک نگاه، از میزان پیشرفت پروژه‌ها، کارها و وظایف، مطلع شوید.

برقراری ارتباط بین اعضای تیم

نرم افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای، امکان برقراری ارتباط با اعضای تیم را برای شما فراهم می‌کند؛ این ارتباط می‌تواند در سطح درج نظرات (کامنت)، درج توضیحات، ارسال پیام (چت) و یا همه موارد بیان شده باشد.

اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف

در هر پروژه و کاری بنا بر ماهیتی که دارد، فایل‌های مختلفی نیازمند اشتراک‌گذاری بین اعضای گروه هستند؛ نرم افزارهای حرفه‌ای مدیریت پروژه، قابلیت آپلود و اشتراک‌گذاری فایل‌های مختلف بین اعضای گروه را برای شما فراهم خواهند کرد.

تحلیل اطلاعات و تهیه انواع گزارش

یکی از ابزارهای بسیار کاربردی برای تحلیل و ارزیابی عملکرد و نتایج، گزارش‌ها هستند؛ یک نرم افزار مدیریت پروژه حرفه‌ای به شما کمک می‌کند تا در کمترین زمان ممکن و تنها با چند کلیک، انواع مختلفی از گزارش‌های تحلیلی و آماری را تهیه نمایید و مورد بررسی قرار دهید.

حال که با قابلیت‌ها و ویژگی‌های یک نرم افزار مدیریت پروژه خوب و حرفه‌ای آشنا شدیم، با دید بهتری می‌توانیم نرم افزار مدیریت پروژه مد نظر خود را انتخاب کنیم؛ اما عجله نکنید، ما کار را برای شما از این هم راحت‌تر کرده‌ایم. در ادامه به معرفی یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی که سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ و کوچک مختلفی از آن استفاده می‌نمایند، خواهیم پرداخت.

از چه نرم افزاری برای مدیریت پروژه‌ها و کارها استفاده کنیم؟

برای انتخاب و تهیه یک نرم افزار مدیریت پروژه فقط کافیست تا در اینترنت یک جستجوی ساده انجام دهید و نتایج را با توجه به مواردی که در بالا مطالعه کردیم، بررسی نمایید تا نرم افزار مدیریت پروژه مد نظر خود را انتخاب کنید؛ ما هم از همین طریق، به یکی از نرم افزارهای مدیریت پروژه ایرانی خوب و حرفه‌ای رسیدیم.

نرم افزار مدیریت پروژه فراگستر که تحت عنوان زیر سیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی شناخته می‌شود، یکی از بازیکنان اصلی حوزه نرم افزارهای مدیریت پروژه محسوب می‌گردد. این نرم افزار، که یکی از زیرسیستم‌های اتوماسیون فراگستر است، علاوه بر  قابلیت‌ها و ویژگی‌هایی که در قسمت قبل بررسی کردیم، به دلیل یکپارچگی با اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیت‌ها و امکانات بیشتری را برای مدیریت پروژه‌ها و کارها در اختیار سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌گذارد. برخی از قابلیت‌های نرم افزار مدیریت پروژه فراگستر عبارت‌اند از:

• تعریف فضاهای کاری، پروژه‌ها، کارها و وظایف
• انتساب افراد به فضاهای کاری، پروژه‌ها و کارها
• ایجاد لیست‌های مختلف برای مدیریت کارها و وظایف
• الصاق فایل و نامه به کارها (پیوست فایل و نامه به کار)
• امکان تعیین مهلت انجام برای کارها
• اطلاع رسانی پیامکی (SMS) برای مهلت انجام کارها
• بایگانی و آرشیو کارها و وظایف
• درج نظرات و توضیحات بر روی کارهای تعریف شده
• گفتگوی شخصی/گروهی با همکاران
• ارسال فایل و پیام صوتی/ویدیویی در گفتگوی آنلاین
• ارتباط با کارتابل مکاتبات و مدیریت مستندات
• ایجاد خودکار کارها و وظایف از روی نامه‌ها
• ایجاد جلسات مرتبط با کارها و وظایف و ارسال دعوت‌نامه
• تهیه انواع گزارش و ردیابی پیشرفت پروژه‌ها و فعالیت‌ها
• و...

برای کسب اطلاعات بیشتر و تجربه کار با این نرم افزار، می‌توانید نسخه دموی رایگان این نرم افزار را از طریق لینک "https://www.faragostar.net/requestforonlinedemo/" دریافت نمایید.